BlogEC在庫・売上管理の自動化で、数字を見やすくする方法

EC物販では、売上が出ていても手元資金が見えにくいことがあります。そんな時は、在庫、売上、資金を分けて整理し、手作業を少しずつ自動化することが大切です。
全部を一気に変えなくても、見える形を整えるだけで判断しやすさは大きく変わります。

売上があるのに、お金の見え方が分かりにくいことがあります

EC物販をしていると、売上の数字は見えていても、手元資金の感覚がつかみにくいことがあります。
特にAmazonなどの販売では、売上だけでなく、広告費、保管料、手数料なども動きます。

今回も、プラットフォーム手数料が約10パーセント、広告費が毎月約15万円、FBA保管料が毎月約5万円という費用構造がありました。
粗利率は約20パーセントから25パーセントでしたが、それでも現金の見え方と損益の見え方が混ざりやすい状態でした。

こういうことは珍しくありません。売上があるほど数字も増えるので、一人で抱えてしまうこともありますよね。

まず大切なのは、「見えていないからだめ」ではなく、「数字が増えるほど整理の仕方が必要になる」と受け止めることです。

手作業のコピペは、少しずつ限界が出やすいです

今回の課題の一つは、手作業でのデータ移行でした。

コピペでスプレッドシートへ移していくやり方は、最初は進めやすいです。ただ、件数が増えてくると、上書きや転記漏れが起きやすくなります。しかも、毎回確認する時間も必要になります。

この状態では、数字を見るための管理が、逆に大きな負担になりやすいです。管理のために時間を使いすぎると、本来考えたい仕入れや販売の判断に時間を使いにくくなります。

だからこそ、手作業そのものを頑張るより、どこを自動化すると一番楽になるかを考えることが大切になります。

在庫、売上、資金を分けて見ると整理しやすくなります

数字が苦しく見えやすい時は、多くの場合、全部を一つに見ようとしていることがあります。

在庫は在庫。売上は売上。手元資金は手元資金。まずはこの3つを分けて考えることが大切です。今回も、在庫を一元で見られること、日付別の売上が追いやすいことが目指す形として整理されました。

この分け方ができるだけで、どこに詰まりがあるのかが見えやすくなります。在庫が多いのか、売上の波があるのか、費用が重いのか。見える場所が変わると、打ち手も選びやすくなります。

自動化は、大きな開発より「まずつなぐ」から始められます

今回提案されたのは、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを使った自動処理、そしてAmazon APIを使った自動取得の考え方でした。

少し難しそうに見えるかもしれませんが、やりたいことはシンプルです。毎回人の手で移していた情報を、できるだけ自動で取り込めるようにすることです。これにより、転記ミスや上書きの不安を減らしやすくなります。

また、専門性の高いAPIの部分については、無理に社内だけで抱えず、外部の開発会社へ相談する選択肢も整理されました。これはとても前向きな考え方です。自分たちで全部やることだけが正解ではありません。

自動化は、最初から大きな費用が必要ですか

内容によりますが、必ずしも大きな開発から始める必要はありません。

今回も、まずはGoogleスプレッドシートやGoogle Apps Scriptのような身近な仕組みから考え、そのうえで難しい部分だけ外部へ相談する流れが提案されました。段階を分けて進めると、無理なく始めやすくなります。

変化・成果

今回の大きな変化は、「手作業を頑張り続ける」方向ではなく、「自動集計で見やすくする」方向がはっきりしたことでした。

在庫をまとめて見たい。日付別の売上を見たい。資金の流れも整理したい。その形が見えたことで、次に必要な行動も具体的になりました。さらに、外部相談先へ紹介を進める動きも決まり、考えるだけで止まらず一歩進む流れができました。

数字の整理は、できていないからではなく、事業が進んできたからこそ必要になることも多いです。業務改善の考え方については、こちらでも解説していますが、まず見える形を作ることが改善の始まりになります。

まとめ

EC物販では、売上が動いているほど数字の整理が難しくなりやすいです。

だからこそ、在庫、売上、資金を分けて見て、手作業を少しずつ自動化していくことが大切です。全部を一気に変えなくても、まずは見える形を作るだけで、判断はかなりしやすくなります。

もし今、在庫や売上や資金の見え方で迷っているなら、一人で抱えてしまわなくて大丈夫です。一緒に整理していきましょう。数字が見えるだけでも、次の一歩は選びやすくなります。